久久发彩票网客户端

保持时间表

俄亥俄州立大学整体的记录保留时间表一月一月2020

俄亥俄州立大学的整体记录保留时间表(一般调度)占的大学记录系列中常见的在校园内许多单位的管理和处置。此外,还有在校园的单位,有记录系列所特有的他们的操作,因此具有除总进度的唯一记录保留时间表。所有日程安排,通常是唯一的,或者是由大学档案馆咨询校园和单位的代表有了发展。

记录保存时间表的记录系列的完整列表,说明每个时间长度系列是维持和其配置。一个记录系列是一组相关的记录日提交的和/或作为一个单元和作为THEREFORE评价保留和处置目的的单元一起使用。

俄亥俄州各单位必须熟习的总进度,并有一个了解哪些记录纸基和电子它们创建和/或接收,并需要管理。单位必须进行的他们的记录清单,并将它们映射到总进度。

如果一个单位标识记录类型不映射到总进度,单位应与大学档案馆讨论一个独特的日程安排的创建。所有单位必须由学校档案和适当的单位代表签署独特的时间表。

记录由中央单元保持

以下是一些记录该系列是由中央校区单位举行,不应该在本地进行维护:

人力资源办公室
  • 好处文档
  • 病假文档(最终) - 保留每俄亥俄州法律10年
  • 位置描述 - 保持的PeopleSoft
  • 退休制度的豁免请求
  • 状态服务记录
  • W-4表格

注册处处长的办公室

  • 学生记录(成绩单,当然形式的变化,等级形式的变化)
  • 新课程形式
  • 学生的指令形式的评估(SEI)
设施的设计和建设局
  • 蓝图
  • 施工文档
教务处
  • 推广和使用权的文件

单位有独特的时间表

Retention & Disposition Terminology

保留:记录保留时间可以是时间要么塞特周期或者它可以是久久发彩票网驱动的时期。下面是术语保留期的解释:

  • 主动+: ESTA保留期表示,直到活动时间结束最后处置不启动时钟。例如:战略规划必须保留活性+ 1年;之后,新的战略计划是年底通过1年保留的开始。
  • 建筑+的生活: ESTA保留时间是类似“活性+”,但所属具体地到建筑物。端部保留期开始时的建筑物被破坏或出售。
  • 直到替代:此保留期限涉及文档定期更新,并且被当前THEREFORE版本都被取代。
  • 3个周期: ESTA涉及的电子备份文件的保存期限保留。
  • 不定: ESTA涉及记录的保存期限被要求是保持的时间和可能的永久一个显著周期。但它是尚未真正需要他们是否知道永远保持,并在未来的某一时刻必须进行重新评估自己的地位。
  • 瞬态: 文件,包括电话留言,一些电子邮件,汇票及其他文件,从而起到传达临时的值的信息,有一个非常短暂的行政,法律和/或税务价值,应作适当的方式11行政,法律或使用税已过期。典型地,保留不是一个固定的时间周期,是久久发彩票网驱动的;它也许,短则几个小时,只要可能是几天或几个星期几。

配置:任何有效的记录管理计划的一部分是过时的记录及时处置及其文档。俄亥俄州总进度标识当前五(5)常规选项配置:

  • 破坏 - 安全: 如果记录系列包含受限制的信息,如俄亥俄州立大学的定义 数据机构政策所述的记录必须以安全的方式被破坏:如焚化,浸渍,粉碎,制浆或安全电子杀伤性的粉碎即存在的最常用方法。
  • 破坏: 如果记录不系列包含受限制的信息,记录由五月垃圾回收或销毁配售或通过电子破坏,以及在描述确保销毁的方式。
  • 在部门或单位永久: 该系列记录有法律或行政证明需要特定单位在校园里被永久保存。
  • 档案审核: 该记录系列可能有选择性的内容是有价值的归档俄亥俄州立大学的历史大学档案,并应以破坏之前提交给高校档案进行审核。
  • 高校档案: 该系列记录都记录在俄亥俄州立大学的历史必须被转移到大学档案馆显著的价值。如果单位已经确定应转入记录档案,请按照详细的步骤:

卫生组织的记录处理之前,俄亥俄州立单位应填写并期待 破坏记录证书(CRD) 到了大学档案审查和永久保存。鼓励有很强的单位至少每年进行一次清洗记录。由于低价值信息,高容量和处置的频率,不需要CRD要完成日常处置确定为时间表瞬态(xient)保留的记录。